一、总则
1.为强化校团委办公室职能，规范其使用与管理，增强办公室使用的规范性与明晰性，提高办公效率，本着责权统一的原则，现结合实际情况，制定本制度；
2.本制度所指的办公室管理包括办公室职能、档案管理、物资管理、会议管理、值班管理、考核制度。
二、办公室工作职能
1.负责团委的文件起草、档案的建立与管理、信息汇总以及物资采购及管理等事物性工作；
2.搜集团委各部门各项计划、总结及其它文件资料并进行整理和归档；
3.组织安排团委各类会议，确定议程，做好记录，对到会人员进行考勤，并督促会议决定的执行情况；
4.协助团委指导老师督促检查团委各部门的工作情况，处理好办公室的日常工作及其它工作；
5.负责组织协调多个部门共同办理的综合性工作及团委的有关重大活动；
6.及时向团委指导老师汇报团委的工作情况，做好团委工作简报的书写，向团委各部门传达团组织的文件精神。
三、档案管理
（一）文档管理
1.不得随意翻阅保密文件和老师专用文件；
2.可以翻阅非机密文件，查阅后及时放回原位；
3.办公室所有文件一律不得调出办公室；
4.不得对外透漏未正式发文的文件内容；
5.定期清理储物柜，及时归档文件。
（二）文档整理
1.整理文件按照文件来源地的类别分为校外文件、校内文件、阿师青、团委公章使用登记表、协议类文件等，将各类文件按类别放入相应的文件夹内；
2.整理内部文件及定期整理关于大型活动的文件。
四、物资管理
（一）物资使用与规范
1.办公用品的使用要以勤俭节约为原则，杜绝奢侈浪费；
2.所有办公室设备所有权及使用权均属校团委所有；
3.所有办公用品使用完毕后，应按时归还；
4.办公设备若有损坏，需及时报修，以保证办公正常运行。如有恶意损坏或丢失现象，应照价赔偿；
5.值班结束后务必切断办公设备电源，以杜绝安全隐患；
6.未经相关负责人同意一律不得使用办公室电脑等设备，不得删除、拷贝电脑资料。
（二）物资借用与归还
1.办公用品、办公设备仅供团委内部使用；
2.办公室物资如需借出，务必遵循《校团委物资借用程序》中的相关规定并在相应表格《团委办公用品借用登记表》填写登记（非团委内部必须出具借条并且加盖公章）；
3.团委内部或其他组织在借用办公室物资期间需保管好物资，若物资有所损坏或丢失，视严重程度给予惩罚和赔偿。
（三）物资清点与整理
办公用品定时清理，详细记录库存数量、损耗情况，并填写《校团委办公用品物资清点登记表》，汇集所有已经损坏或无法使用的办公用品，根据实际情况，由办公室相应负责人统一处理。
五、会议管理
（一）例会制度
1.例会是部门自我管理的一项重要内容；
2.通过会议可以及时地制定安排和总结工作，并及时发现和解决工作中存在的问题和不足；
3.及时传达学院的工作安排和有关通知精神；
4.由办公室组织通知，定期召开全体成员大会，各部门对前一段时间的工作进行汇报、总结，落实计划安排，布置下阶段工作；
5.部门例会要求规范、高效、简短、不形式化，充分调动理事积极性与工作热情；
6.出席会议时全体到会成员必须自带笔记本和笔，并做好会议记录；
7.参会人员必须提前十分钟到会，不得无故缺席、迟到或者早退（具体细则见考核制度）。
六、值班管理
1.按时到办公室值班，不迟到，不早退，有特殊情况不能按时值班者，须提前在工作群里说明情况，以便做临时调整；
2.及时处理值班期间须解决的问题，及时跟进未完成的工作，在值班表上做好详细记录，协助老师完成所需工作并做好交接工作；
3.遇特殊情况无法独立处理时，及时向上级以及团委指导老师求助相关责任人，不得擅自处理；
4.保持办公室干净整洁，最后值班的同学应带走办公室的垃圾；
5.值班时不得玩手机，做与值班或学习无关的事。
七、考核制度
（一）本考核制度实行量化，各成员每学期的基础分为100分，若未按要求完成工作则按相应规定扣分；
（二）本考核结果将作为对干事任免的重要依据。低于60分者视具体情况予以劝退，扣分细则如下：
1.凡收到会议、活动通知，参会者必须准时出席。凡各类会议、各项活动、值班等，应到人员应按规定时间到达指定地点，特殊情况者须提前说明情况进行请假；
2.大会无故缺勤超过2次者视为自动退出；办公室例会无故缺勤超过3次者视为自动退出；值班无故缺勤3次视为自动退出；
3.大会迟到或早退一次扣5分；例会迟到或早退一次扣3分，值班无故迟到或早退扣2分；
4.大会请假一次扣3分；例会请假一次扣2分；值班请假一次扣1分（换班和补班的不进行扣分）；在请假过程中，若发现有弄虚作假的现象，一经查实，按无故缺席处理，若再犯则视为自动退出；
5.未按时完成任务者视情况扣2～5分；
6.未按时清理物资者扣2分；
7.若有损团委干部形象者视情节轻重扣2～5分。
备注：以上考核量化制度团委办公室全体成员必须严格遵守。
